Утверждено
распоряжением Уполномоченного
от 14.02.2017 года № 15

ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОБРАБОТКЕ И ЗАЩИТЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
УПОЛНОМОЧЕННЫМ ПО ПРАВАМ ЧЕЛОВЕКА
В АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

I. Общие положения

1.1. Положение об обработке и защите персональных данных уполномоченным по правам человека в Архангельской области (далее – Уполномоченный) определяет цели, содержание и порядок обработки персональных данных, меры, направленные на защиту персональных данных и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в области персональных данных.
1.2. Настоящее Положение определяет политику Уполномоченного как оператора, осуществляющего обработку персональных данных, в отношении обработки и защиты персональных данных.
1.3. Настоящее Положение разработано в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом от 27 мая 2003 г. № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации», Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Федеральным законом от 25 декабря 2008 г. № 273-ФЗ «О противодействии коррупции», Указом Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. № 112 «Об утверждении Положения о конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации»,Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»,постановлением Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных», постановлением Правительства Российской Федерации от 6 июля 2008 г. № 512 «Об утверждении требований к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных данных», постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации», постановлением Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 г. № 211 «Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных» и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами», распоряжением Правительства Российской Федерации от 26 мая 2005 г. № 667-р «Об утверждении формы анкеты, подлежащей представлению в государственный орган гражданином Российской Федерации, изъявившим желание участвовать в конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации», Уставом Архангельской области, Областным законом от 15 июля 1997 г. № 34-10-ОЗ «Об уполномоченном по правам человека в Архангельской области», Законом Архангельской области от 23.06.2005 № 71-4-ОЗ «О государственной гражданской службе Архангельской области».
1.4. Обработка персональных данных Уполномоченным осуществляется с соблюдением принципов и условий, предусмотренных настоящим Положением и законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

II. Условия и порядок обработки персональных данных государственных гражданских служащих и работников

2.1. Персональные данные Уполномоченного, государственных гражданских служащих Аппарата Уполномоченного (далее – Аппарат), граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы Аппарата, работников Аппарата, обрабатываются в целях обеспечения кадровой работы, в том числе в целях содействия государственным служащим Аппарата в прохождении государственной службы, формирования кадрового резерва государственной гражданской службы, обучения и должностного роста, учета результатов исполнения государственными служащими и работниками должностных обязанностей, обеспечения личной безопасности государственных служащих и работников, обеспечения указанным лицам установленных законодательством Российской Федерации условий труда, гарантий и компенсаций, сохранности принадлежащего им имущества, а также в целях противодействия коррупции.
2.2. В целях, указанных в пункте 2.1 настоящего Положения, обрабатываются следующие категории персональных данных Уполномоченного, государственных служащих и работников:
2.2.1. фамилия, имя, отчество (в том числе предыдущие фамилии, имена и (или) отчества, в случае их изменения);
2.2.2. число, месяц, год рождения;
2.2.3. место рождения;
2.2.4. информация о гражданстве (в том числе предыдущие гражданства, иные гражданства);
2.2.5. вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность, наименование органа, выдавшего его, дата выдачи;
2.2.6. адрес места жительства (адрес регистрации, фактического проживания);
2.2.7. номер контактного телефона или сведения о других способах связи;
2.2.8. реквизиты страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
2.2.9. идентификационный номер налогоплательщика;
2.2.10. реквизиты страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования;
2.2.11. реквизиты свидетельства государственной регистрации актов гражданского состояния;
2.2.12. семейное положение, состав семьи и сведения о близких родственниках (в том числе бывших);
2.2.13. сведения о трудовой деятельности;
2.2.14. сведения о воинском учете и реквизиты документов воинского учета;
2.2.15. сведения об образовании, в том числе о послевузовском профессиональном образовании (наименование и год окончания образовательного учреждения, наименование и реквизиты документа об образовании, квалификация, специальность по документу об образовании);
2.2.16. сведения об ученой степени;
2.2.17. информация о владении иностранными языками, степень владения;
2.2.18. медицинское заключение по установленной форме об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на государственную гражданскую службу или ее прохождению;
2.2.19. фотография;
2.2.20. сведения о прохождении государственной гражданской службы, в том числе: дата, основания поступления на государственную гражданскую службу и назначения на должность государственной гражданской службы, дата, основания назначения, перевода, перемещения на иную должность государственной гражданской службы, наименование замещаемых должностей государственной гражданской службы с указанием структурных подразделений, размера денежного содержания, результатов аттестации на соответствие замещаемой должности государственной гражданской службы, а также сведения о прежнем месте работы;
2.2.21. информация, содержащаяся в служебном контракте, дополнительных соглашениях к служебному контракту;
2.2.22. сведения о пребывании за границей;
2.2.23. информация о классном чине государственной гражданской службы Российской Федерации (в том числе дипломатическом ранге, воинском или специальном звании, классном чине правоохранительной службы, классном чине гражданской службы субъекта Российской Федерации), квалификационном разряде государственной гражданской службы (квалификационном разряде или классном чине муниципальной службы);
2.2.24. информация о наличии или отсутствии судимости;
2.2.25. информация об оформленных допусках к государственной тайне;
2.2.26. государственные награды, иные награды и знаки отличия;
2.2.27. сведения о профессиональной переподготовке и (или) повышении квалификации;
2.2.28. информация о ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках и отпусках без сохранения денежного содержания;
2.2.29. сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера;
2.2.30. номер расчетного счета;
2.2.31. номер банковской карты;
2.2.32. иные персональные данные, необходимые для достижения целей, предусмотренных пунктом 2.1 настоящего Положения.
2.3. Обработка персональных данных Уполномоченного, государственных служащих и работников Аппарата, граждан, претендующих на замещение должностей государственной службы осуществляется в рамках целей, определенных пунктом 2.1 настоящего Положения, в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 и частью 2 статьи 11 Федерального закона «О персональных данных» и положениями Федерального закона «О системе государственной службы Российской Федерации», Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Федерального закона «О противодействии коррупции», Трудовым кодексом Российской Федерации, Областного закона «О государственной гражданской службе Архангельской области».
2.4. Обработка специальных категорий персональных данных Уполномоченного, государственных служащих и работников Аппарата, граждан, претендующих на замещение должностей государственной службы, осуществляется в рамках целей, определенных пунктом 2.1 настоящего Положения, в соответствии с подпунктом 2.3 пункта 2 части 2 статьи 10 Федерального закона «О персональных данных» и положениями Трудового кодекса Российской Федерации. 
2.5. Обработка персональных данных Уполномоченного, государственных служащих и работников Аппарата, граждан, претендующих на замещение должностей государственной службы, осуществляется при условии получения согласия указанных лиц в следующих случаях:
2.5.1. при передаче (предоставлении) персональных данных третьим лицам в случаях, не предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе;
2.5.2. при трансграничной передаче персональных данных;
2.5.3. при принятии решений, порождающих юридические последствия в отношении указанных лиц или иным образом затрагивающих их права и законные интересы, на основании исключительно автоматизированной обработки их персональных данных;
2.5.4. при получении персональных данных работника (государственного служащего) у третьей стороны.
2.6. В случаях, предусмотренных пунктом 2.5 настоящего Положения, согласие субъекта персональных данных оформляется в письменной форме, если иное не установлено Федеральным законом «О персональных данных».
2.7. Обработка персональных данных Уполномоченного, государственных служащих и работников Аппарата включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, использование, хранение, уточнение (изменение), передачу (предоставление), удаление, уничтожение и осуществляется путем:
2.8.1. получения оригиналов необходимых документов (заявление, трудовая книжка, автобиография, иные документы, предоставляемые уполномоченному лицу Аппарата);
2.8.2. копирования оригиналов документов;
2.8.3. внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);
2.8.4. формирования персональных данных в ходе кадровой работы;
2.8.5. внесения персональных данных в информационные системы, используемые в кадровой работе.
2.9. В случае возникновения необходимости получения персональных данных государственного служащего и работника Аппарата у третьей стороны, следует известить об этом государственного служащего либо работника, получить их письменное согласие и сообщить им о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных.
2.10. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу Уполномоченного, государственного служащего и работника Аппарата персональные данные, не предусмотренные пунктом 2.2 настоящего Положения, в том числе касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни.
2.11. При сборе персональных данных сотрудник, ответственный за кадровую работу и осуществляющий сбор (получение) персональных данных непосредственно от государственных служащих и работников обязан разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить их персональные данные.

III. Условия и порядок обработки персональных данных
субъектов в связи с реализацией задач, возложенных на Уполномоченного 

3.1. Уполномоченным обработка персональных данных физических лиц осуществляется в целях:
3.1.1. организации и осуществления контроля за соблюдением прав и свобод человека и гражданина органами государственной власти Архангельской области, органами местного самоуправления в Архангельской области, их должностными лицами;
3.1.2. обеспечения дополнительных гарантий государственной защиты прав и свобод человека и гражданина в Архангельской области, содействие восстановлению этих прав и свобод в случае их нарушения;
3.1.3. организации приема граждан, обеспечения своевременного и в полном объеме рассмотрения устных и письменных обращений граждан по вопросам, относящимся к компетенции Уполномоченного;
3.1.4. с целью оказания Уполномоченному содействия в реализации задач, предусмотренных областным законом.
3.2. Персональные данные граждан, обратившихся к Уполномоченному лично, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения или обращения в форме электронного документа, обрабатываются в целях рассмотрения указанных обращений с последующим уведомлением заявителей о результатах рассмотрения.
В соответствии с законодательством Российской Федерации Уполномоченным подлежат рассмотрению обращения граждан Российской Федерации, нарушение прав которых совершено на территории Архангельской области, и находящихся на ее территории иностранных граждан и лиц без гражданства (далее - заявители).
3.3. В рамках рассмотрения обращений граждан подлежат обработке следующие персональные данные заявителей:
3.3.1. фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);
3.3.2. почтовый адрес;
3.3.3. адрес электронной почты (при наличии);
3.3.4. указанный в обращении контактный телефон;
3.3.5. пол;
3.3.6. социальное положение;
3.3.7. иные персональные данные, указанные заявителем в обращении (жалобе), а также ставшие известными в ходе личного приема или в процессе рассмотрения поступившего обращения.
3.4. Обработка персональных данных, необходимых в целях, указанных в пункте 3.1 настоящего Положения, допускается в соответствии с пунктами 2,4 части 1 статьи 6 Федерального закона «О персональных данных», с областным законом от 15.07.1997 № 34-10-ОЗ «Об уполномоченном по правам человека в Архангельской области», ч. 3 ст. 36 указанного областного закона.
3.5. Обработка персональных данных, необходимых в целях, указанных в пункте 3.1 настоящего Положения, осуществляется уполномоченными сотрудниками и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, использование, хранение, уточнение (изменение), передачу (предоставление), удаление, уничтожение персональных данных.
3.6. Сбор, запись, систематизация и уточнение (изменение) персональных данных субъектов, обратившихся к Уполномоченному, осуществляется путем:
3.6.1. получения оригиналов и копий необходимых документов (заявление);
3.6.2. внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);
3.6.3. внесения персональных данных в прикладные программные подсистемы Аппарата.
3.7. Сбор, запись, систематизация, уточнение (изменение) персональных данных осуществляется путем получения персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных (заявителей) или их законных представителей.
3.8. Запрещается запрашивать у субъектов персональных данных и третьих лиц, а также обрабатывать персональные данные в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации.
3.9. При сборе персональных данных уполномоченное должностное лицо Аппарата, осуществляющее получение персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных, обратившихся к Уполномоченному в целях восстановления нарушенных прав, обязано разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить персональные данные.

IV. Порядок обработки персональных данных субъектов персональных данных в информационных системах

4.1. Состав и содержание мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных:
4.1.1. выполнение требований по организации допуска лиц, уполномоченных на обработку персональных данных; 
4.1.2. контроль соблюдения порядка доступа в помещения, в которых ведется обработка персональных данных;
4.1.3. утверждение перечня лиц, доступ которых к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе, необходим для выполнения ими служебных (трудовых) обязанностей;
4.1.4. проверка используемой антивирусной защиты;
4.2. Техническая реализация отдельных мер по обеспечению безопасности персональных данных осуществляется соответствующими исполнительными органами государственной власти Архангельской области, администрацией Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области и подведомственными им государственными учреждениями Архангельской области на основании пункта 6 статьи 34 областного закона от 15.07.1997 № 34-10-ОЗ «Об уполномоченном по правам человека в Архангельской области».

V. Обработка персональных данных субъектов без использования средств автоматизации

5.1. Обработка персональных данных Уполномоченным, осуществляемая без использования средств автоматизации, должна осуществляться таким образом, чтобы в отношении каждой категории персональных данных можно было определить места хранения персональных данных (материальных носителей) и установить перечень лиц, осуществляющих обработку персональных данных либо имеющих к ним доступ.
5.2. Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях.
5.3. При хранении материальных носителей должны соблюдаться условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный к ним доступ. 
5.4. При фиксации персональных данных на материальных носителях не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы.
5.5. Лица, осуществляющие обработку персональных данных без использования средств автоматизации (в том числе сотрудники организации-оператора или лица, осуществляющие такую обработку по договору с оператором), должны быть проинформированы о факте обработки ими персональных данных, об особенностях и правилах осуществления такой обработки. 
5.6. При использовании типовых форм документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных должны соблюдаться следующие условия:
5.6.1. типовая форма или связанные с ней документы (инструкция по ее заполнению, карточки, реестры и журналы) должны содержать сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, имя (наименование) и адрес оператора, фамилию, имя, отчество и адрес субъекта персональных данных, источник получения персональных данных, сроки обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;
5.6.2. типовая форма должна предусматривать поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на обработку персональных данных, осуществляемую без использования средств автоматизации, - при необходимости получения письменного согласия на обработку персональных данных;
5.6.3. типовая форма должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных, имел возможность ознакомиться со своими персональными данными, содержащимися в документе, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов персональных данных;
5.7. Уничтожение или обезличивание части персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).

VI. Сроки обработки и хранения персональных данных

6.1. Сроки обработки и хранения персональных данных Уполномоченного, государственных служащих и работников Аппарата определяются в соответствии с законодательством Российской Федерации. С учетом положений законодательства Российской Федерации, устанавливаются следующие сроки обработки и хранения персональных данных в Аппарате:
6.1.1. Персональные данные, содержащиеся в приказах по личному составу государственных служащих и работников Аппарата (о приеме, о переводе, об увольнении, об установлении надбавок и т.д.), подлежат хранению в кадровом подразделении Аппарата в течение двух лет, с последующим формированием и передачей указанных документов в архив, где хранятся в течение 75 лет.
6.1.2. Личные дела Уполномоченного по правам человека в Архангельской области, сотрудников Аппарата, личные карточки Т-2 хранятся в течение 75 лет.
6.1.3. Персональные данные, содержащиеся в документах претендентов на замещение вакантной должности государственной службы, и кандидатов, участвовавших в конкурсе (резерв), хранятся в течение 3 лет со дня завершения конкурса, после чего подлежат уничтожению.
6.1.4. Персональные данные граждан (заявителей), обратившихся в Аппарат лично, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения или обращения в форме электронного документа, хранятся в течение 5 (пяти) лет.
6.2. Срок хранения персональных данных, внесенных в информационные системы персональных данных Аппарата, должен соответствовать сроку хранения бумажных оригиналов.

VII. Порядок уничтожения персональных данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований

7.1. Лицами, ответственным за документооборот и архивирование в Аппарате, осуществляется систематический контроль и выделение документов, содержащих персональные данные, с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению.
7.2. Вопрос об уничтожении выделенных документов, содержащих персональные данные, рассматривается на заседании экспертной комиссии Аппарата, состав которой утверждается распоряжением Уполномоченного.
По итогам заседания составляются протокол и Акт о выделении к уничтожению документов, опись уничтожаемых дел, проверяется их комплектность, акт подписывается председателем и членами комиссии и утверждается Уполномоченным.
7.3. По окончании процедуры уничтожения должностным лицом Аппарата, ответственным за архивную деятельность, составляется соответствующий Акт об уничтожении документов, содержащих персональные данные.

VIII. Рассмотрение запросов субъектов персональных данных или их представителей

8.1. Уполномоченный, государственные служащие и работники Аппарата, граждане, претендующие на замещение должностей государственной службы и подавшие документы на участие в конкурсе, а также заявители, персональные данные которых обрабатываются в Аппарате, имеют право на получение информации, касающейся обработки их персональных данных, в том числе содержащей:
8.1.1. подтверждение факта обработки персональных данных в Аппарате;
8.1.2. правовые основания и цели обработки персональных данных;
8.1.3. применяемые в Аппарате способы обработки персональных данных;
8.1.4. наименование и место нахождения оператора, сведения о лицах (за исключением государственных служащих и работников Аппарата), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора или на основании федерального закона;
8.1.5. обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом;
8.1.6. сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения в Аппарате;
8.1.7. порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных;
8.1.8. информацию об осуществленной или предполагаемой трансграничной передаче данных;
8.1.9. наименование организации или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Аппарата, если обработка поручена или будет поручена такой организации или лицу;
8.1.10. иные сведения, предусмотренные законодательством Российской Федерации в области персональных данных.
8.2. Лица, указанные в пункте 8.1 настоящего Положения (далее - субъекты персональных данных), вправе требовать от Аппарата уточнения их персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.
8.3. Сведения, указанные в подпунктах 8.1.1 - 8.1.10 пункта 8.1 настоящего Положения, должны быть предоставлены субъекту персональных данных оператором в доступной форме, и в них не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, если имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.
8.4. Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с федеральными законами, в том числе если доступ субъекта персональных данных к его персональным данным нарушает права и законные интересы третьих лиц.